thủ tục thay đổi trụ sở chính của công ty

Trụ sở chính nơi thực hiện các hoạt của công ty hoàn toàn có thể thay đổi sang một địa điểm khác phù hợp hơn, địa chỉ mới có thể là cùng một Quận/Huyện hoặc khách Quận/Huyện nơi trụ sở doanh nghiệp trước đó. Để thực hiện các thủ tục chuyển đổi trụ sở thì doanh nghiệp cần phải đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ với cơ quan nhà nước và trụ sở mới cần phải đảm bảo không thuộc trường hợp không được phép đặt trụ sở.

Thấu hiểu những vướng mắc có thể gặp phải trong quá trình thực hiện các thủ tục chuyển đổi trụ sở, Luật Thiên Phúc xin được phép gửi đến quý doanh nghiệp những quy định, thủ tục và những điều cần phải làm khi thực hiện chuyển đổi trụ sở công ty như sau:

1. Khi nào doanh nghiệp cần chuyển đổi trụ sở chính?

Doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi trụ sở chính khi thuộc một trong các trường hợp sau:

• Khi nhân lực công ty phát triển lớn mạnh và trụ sở cũ không còn đủ diện tích để hoạt động;
• Khi vị trí hiện tại doanh nghiệp đang hoạt động không hợp phong thủy khiến công ty chậm phát triển;
• Địa điểm hiện tại đang hoạt động hết thời hạn thuê hoặc bị đơn phương chấm dứt hợp đồng (trường hợp thuê địa điểm).
• Và còn rất nhiều trường hợp khác nữa dẫn đến doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện chuyển đổi trụ sở sang một nơi khác.

2. Công việc cần phải làm khi thực hiện chuyển đổi trụ sở công ty

2.1: Thứ nhất: Chuẩn bị trụ sở mới

• Chuẩn bị địa điểm mới trước khi thực hiện chuyển đổi rất quan trọng, địa điểm mới cần phải đáp ứng được những nhu cầu cần thiết của doanh nghiệp từ đó giúp doanh nghiệp hoạt động phát triển ổn định.
• Địa điểm mới của doanh nghiệp cũng không thuộc một trong các trường hợp cấm đặt trụ sở công ty theo quy định pháp luật và một số địa điểm doanh nghiệp có thể đặt trụ sở nhưng cần phải chứng minh theo quy định.

2.2: Thứ hai: Cần phải đảm bảo thực hiện các nghĩa vụ về thuế

• Doanh nghiệp cần lưu ý có hai trường hợp doạnh nghiệp chuyển đổi trụ sở là chuyển đổi sang cùng một Quận/Huyện và chuyển đổi sang khác Quận/Huyện.
• Đối với trường hợp chuyển đổi trụ sở cùng Quận/Huyện thì thủ tục thực hiện chuyển đổi của doanh nghiệp đơn giản hơn rất nhiều và thời gian thực hiện nhanh chóng.
• Đối với trường hợp chuyển đổi trụ sở sang khác Quận/Huyện thì thủ tục thực hiện có thể lâu hơn và thủ tục thực hiện có thể nhiều hơn do khi thực hiện chuyển sang khác Quận/Huyện dẫn đến cơ quan thuế quản lý cũng thay đổi theo.

3. Thủ tục cần thực hiện khi chuyển đổi trụ sở chính của doanh nghiệp

3.1: Đối với trường hợp chuyển đổi trụ sở của công ty sang cùng Quận/Huyện:

Do chuyển đổi trong cùng Quận/Huyện không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý chính vì vậy khi thực hiện thủ tục doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị những hồ sơ sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc cơ quan đăng ký kinh doanh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới cho doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.

3.2: Đối với trường hợp chuyển đổi trụ sở công ty sang khác Quận/Huyện:

Khi chuyển đổi trụ sở công ty sang nơi khác Quận/Huyện dẫn đến làm thay đổi cơ quan thuế quản lý từ đó khi thực hiện thủ tục chuyển đổi doanh nghiệp cần kê khai với cơ quan thuế sau đó mới làm hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh như sau:

• Doanh nghiệp tiến hành kê khai nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin đăng ký thuế tại cơ quan thuế. Cụ thể là doanh nghiệp tiến hành nộp mẫu số: 08 theo thông tư 105/2020/TT-BTC.
• Sau khi doanh nghiệp đã nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nếu được cơ quan thuế chấp nhận thì tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh gồm những hồ sơ:
• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Giấy ủy quyền nếu trường hợp ủy quyền cho người khác làm thủ tục thay đổi.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc cơ quan đăng ký kinh doanh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới cho doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.

4. Những điều cần phải làm sau khi đã chuyển đổi sang trụ sở mới

• Treo biển hiệu công ty tại trụ sở mới và thông báo đến cơ quan thuế.
• Chuẩn bị cơ sở vật chất nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh tốt nhất.
• Đảm bảo thực hiện theo quy định pháp luật trong quá trình hoạt động.

Như vậy từ những chia sẻ trên Luật Thiên Phúc đã giới thiệu đến quý doanh nghiệp những quy định, thủ tục và những điều cần lưu ý khi thực hiện chuyển đổi trụ sở công ty. Nếu trong quá trình thực hiện còn gặp vướng mắc doanh nghiệp có thể liên hệ công ty Luật Thiên Phúc để được hỗ trợ thêm thông qua:

CÔNG TY LUẬT THIÊN PHÚC

Thông tin liên hệ

• Address: B16 Khu Thương Mại Thuận Việt, Số 319 Lý Thường Kiệt, Phường 15, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Phone: 0901324967 - 0949231127
• Email: luatthienphuc@gmail.com