Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Tại sao cần hợp pháp hóa lãnh sự?

Khi một cá nhân, tổ chức nước ngoài sang quốc gia khác để sinh sống, làm việc, thì việc hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, hồ sơ là điều rất cần thiết. Vì vậy, sau đây, Luật Thiên Phúc sẽ cung cấp những thông tin thiết yếu về hợp pháp hóa lãnh sự.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Tại sao cần hợp pháp hóa lãnh sự?

1. Cơ sở pháp lý

• Nghị định số 111/2011/NĐ-CP Về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;
• Thông tư số 01/2012/TT-BNG Hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP: “Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.”

Nghị định số 111/2011/NĐ-CP cũng quy định về những loại giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, gồm:

• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại;
• Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;
• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Ngoài ra, các loại giấy tờ, tài liệu sau đây không được hợp pháp hóa lãnh sự:

• Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật;
• Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;
• Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật;
• Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc, đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc;
• Giấy tờ, tài liệu nêu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Tại sao cần hợp pháp hóa lãnh sự?

3. Vì sao phải hợp pháp hóa lãnh sự

Có thể thấy, việc hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục cần thiết để giấy tờ, tài liệu nước ngoài được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Việc hợp pháp hóa lãnh sự giúp bảo vệ quyền và lợi ích của các cá nhân, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam. Ví dụ, khi doanh nghiệp nước ngoài đã hợp pháp hóa lãnh sự thì việc thực hiện những thủ tục khác sẽ nhẹ nhàng hơn so với các doanh nghiệp chưa hợp pháp hóa lãnh sự, từ đó dẫn đến công việc được thuận lợi hơn. Ngược lại, đối với doanh nghiệp chưa hợp pháp hóa lãnh sự sẽ gặp khó khăn hơn trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Tóm lại, vai trò của hợp pháp hóa lãnh sự là giúp những giấy tờ, tài liệu, hồ sơ nước ngoài có hiệu lực về mặt pháp lý và được sử dụng tại Việt Nam. Hợp pháp hóa lãnh sự nhằm đảm bảo những tài liệu, giấy tờ đã được hợp pháp ở nước ngoài. Bởi chỉ những giấy tờ, tài liệu hợp pháp mới được hợp pháp hóa lãnh sự.

Bên cạnh đó, hợp pháp hóa lãnh sự cũng tạo điều kiện cho các cơ quan nhà nước quản lý một cách dễ dàng hơn đối với những hoạt động giao dịch mang phạm vi quốc tế.

4. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
   • Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao

• Người thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG.
• Bộ Ngoại giao thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao.
• Thời hạn giải quyết việc là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc. Thời hạn này được tính trên cơ sở số lượng giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, không kể giấy tờ, tài liệu đó có một hay nhiều trang.
• Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài quy định chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.
  • Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài
• Người thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 01/2012/TT-BNG.
• Cơ quan đại diện thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài với mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Cơ quan đại diện.
• Thời hạn giải quyết việc là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc. Thời hạn này được tính trên cơ sở số lượng giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, không kể giấy tờ, tài liệu đó có một hay nhiều trang.
• Trường hợp mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực. Cơ quan đại diện đề nghị cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

Trong nội dung trên, Luật Thiên Phúc đã giải đáp về hợp pháp hóa lãnh sự cũng như sự cần thiết của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu Quý đọc giả có những thắc mắc nào khác, vui lòng liên hệ Luật Thiên Phúc để được tư vấn, trợ giúp.